清华大学生命科学、基础医学与药学大学生学术交流周申请服务系统隐私政策
本政策适用于清华大学生命科学、基础医学与药学大学生学术交流周申请服务系统。
生效日期：2026 年 04 月 22 日
最近更新日期：2026 年 04 月 22 日
如果您有任何疑问、意见或建议，请通过以下联系方式与我们联系：
电话：010-62797636
引言
本系统由清华大学生命科学学院、基础医学院、药学院、生命科学联合中心（清华方面）共同所有并运营。我们尊重并保护所有学生（以下或称为“您”）的个人信息及隐私安全。依据《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国个人信息保护法》《信息安全技术 个人信息安全规范》（GB/T 35273-2020）以及其他相关法律法规和国家标准，我们在本政策中明确了处理和保护您个人信息的原则，以及关于您个人信息的相关权利。
本政策对于您报名参加清华大学生命科学、基础医学与药学大学生学术交流周活动以及后续相关事宜十分重要，您在浏览、注册、登录、使用本系统时以及活动结束后，我们将按照本政策的约定，处理和保护您的个人信息。我们尽量以简明扼要的表述向您解释本政策所涉及的技术词汇，以便于您理解。本政策中与您权益（可能）存在重大关系的条款，我们已使用加粗字体进行提示，请您重点查阅。
我们特别提请未满 18 周岁的未成年人（特别是未满十四周岁的儿童）及其监护人注意，我们已明确未成年人保护专门章节（以粗体提示），请您仔细阅读。
您理解，根据法律法规以及主管部门的相关要求，您须提供必要的个人信息并授权我们进行必要处理，方可完成报名申请。基于此，请在使用本系统前，仔细阅读并充分理解本政策，如果您不同意本政策的内容，将可能导致您无法完成报名申请，且您应立即停止使用本系统。您使用或继续使用本系统的行为，都表示您充分理解和同意本《隐私政策》的全部内容。
本政策将帮助您了解以下内容：
- 1.我们如何收集和使用您的个人信息；
- 2.我们如何存储和保护您的个人信息；
- 3.我们如何共享、转让、公开披露您的信息；
- 4.您如何管理您的个人信息；
- 5.我们如何处理未成年人的个人信息；
- 6.我们如何更新隐私政策；
- 7.如何联系我们；
- 8.其他。
我们深知个人信息对您的重要性，并将竭尽所能保护您的个人信息安全。我们在个人信息处理活动中将遵守以下基本原则：权责一致原则、目的明确原则、选择同意原则、最小必要原则、确保安全原则、主体参与原则、公开透明原则等。同时，我们承诺，将按业界成熟的安全标准，采取相应的安全保护措施来保护您的个人信息。
一、我们如何收集和使用您的个人信息
本系统包含学术交流周活动报名申请、资料提交等功能。我们会遵循正当、合法、必要的原则，依据法律法规和主管部门要求，并基于实现上述业务功能之必要，收集和使用您在使用本系统过程中主动提供或因使用本系统而产生的个人信息。如果我们要将您的个人信息用于本政策未载明的其它用途，或将基于特定目的收集的信息用于其他目的，我们将以合理方式向您告知，并在使用前再次征得您的同意：
1. 账号注册
为进行学术交流周活动的报名申请，您需首先使用您的电子邮箱进行新用户注册，请您确保该电子邮箱能够正常使用，本系统将发送验证码至该电子邮箱，且该电子邮箱账号将作为您的登录名。
2. 报名登记
在报名登记环节，根据法律法规对于学术活动管理的相关规定以及主管部门的相关信息采集要求，同时基于以下目的和原因，我们将收集您的下列信息：
2.1 实名制是参与学术活动的基本要求，同时基于主管部门的信息采集要求以及清华大学服务与管理之必要，我们需收集您的个人基本身份信息，包括您的姓名、姓名拼音、性别、婚姻状况、民族、政治面貌、证件类型、证件号码、出生日期、出生地、户口所在地、籍贯地、是否为现役军人，以及您近期的个人电子证件照片；
2.2 您当前的学习情况是清华大学了解您学术背景的重要依据，因此，您需提供您的现阶段学习信息，具体包括：所在学校、所在院系、所在专业、预计毕业年月、在校生注册学号、专业排名、年级排名、绩点，且您可自愿就排名和绩点情况进行备注说明；
2.3 根据主管部门的相关要求，我们需要与您的现学习单位及档案所在单位取得联系并核实您的相关情况，因此，您须提供您现学习单位及档案所在单位的相关信息，包括学生来源、现学习工作单位、现工作单位性质、现单位所在省市、现单位通信地址、现单位邮政编码、现单位电话、档案所在地、档案所在单位、档案所在单位地址、档案所在单位邮政编码、在校生注册学号；
2.4 您需填写您的意向信息，以便相关院系和导师了解您的学术兴趣方向。具体而言，您应填写意向信息包括：意向院系所、意向专业、意向研究方向、意向导师、是否接受调剂等；
2.5 您的学习和科研经历是清华大学了解您学术潜力的依据之一，我们需要收集您的学位学历信息和科研经历信息，包括起止时间、学习及科研单位名称、毕业院校、毕业专业、毕业证书号、身份或职务职称；
2.6 您的外语水平、奖励/处分情况亦是清华大学了解您综合素质的依据，因此，您可以提供您的外语成绩信息、相关奖励/处分信息；
2.7 活动期间，因报名、审核、通知等相关事宜，清华大学须与您保持有效联系，您须提供您的联系方式信息，包括通讯地址、邮政编码、固定电话、移动电话和电子邮箱；
2.8 为与您保持有效联系，我们需要您提供至少一位家庭主要成员的信息，包括其姓名、工作单位、联系电话，以及与您本人的关系，我们将在无法与您取得有效联系或在紧急情况下，与您的家庭成员取得联系。**您理解并保证，您提供的家庭成员信息真实有效，且在您填写该家庭成员信息前，您已取得该家庭成员对于提供其信息用于本款所述目的的授权同意，如因您未取得授权同意而产生任何纠纷，我们不对此负责。**我们承诺仅将该等信息用于本款所述目的，并且采取与保护您的个人信息同等的安全保障措施保护该等信息的安全。
3. 提交资料
3.1 根据法律法规的相关规定以及主管部门的相关要求，并为验证相关信息真实性，我们需审核您的部分书面材料，您需上传您的有效身份证件扫描件、学生证或在读证明扫描件、学业成绩单扫描件；
3.2 为证明您达到相关学术交流活动的报名要求，您可上传您的论文、专利、著作、作品、学业奖励、科研经历等的相关证明材料；
3.3 您可提供两位专家推荐人的信息，包括专家推荐人的姓名、工作单位、职称、职务、联系电话、电子邮件、通讯地址以及推荐人与您的关系，我们将通过您提供的该等信息，确定专家推荐人的身份，并与其取得联系，向其发送邮件，指导其完成在线推荐信。**您理解并保证，在您填写专家推荐人信息前，您已取得该专家推荐人对于提供其信息用于本款所述目的的授权同意，如因您未取得授权同意而产生任何纠纷，我们不对此负责。**我们承诺仅将该等信息用于本款所述目的，并且采取与保护您的个人信息同等的安全保障措施保护该等信息的安全。
4. 安全运行
4.1 为了保障系统的安全运行，我们会收集您的浏览器类型、操作系统、登录 IP 地址的信息；
4.2 为佐证相关填写、修改信息的行为系您本人所为，我们将使用 cookies 及同类技术，收集您的登录时间及登录 IP 地址。
5. 征得授权同意的例外
根据相关法律法规的规定，在以下情形中，我们可以在不征得您的授权同意的情况下收集、使用一些必要的个人信息：
5.1 与我们履行法律法规规定的义务相关的，含依照法律规定、司法机关或行政机关强制性要求向有权机关披露您的个人信息；
5.2 与国家安全、国防安全直接相关的；
5.3 与公共安全、公共卫生、重大公共利益直接相关的；
5.4 与犯罪侦查、起诉、审判和判决执行等直接相关的；
5.5 出于维护您或其他个人的生命、财产等重大合法权益但又很难得到本人同意的；
5.6 所收集的信息是您自行向社会公众公开的；
5.7 从合法公开披露的信息中收集到您的信息，如从合法的新闻报道、政府信息公开等渠道；
5.8 用于维护我们系统的安全稳定运行所必需的，例如发现、处置系统故障；
5.9 法律法规规定的其他情形或主管部门的强制要求。
二、我们如何存储和保护您的个人信息
1. 存储
1.1 存储地点：我们将信息存放于清华大学自有的服务器中或以纸质形式存放于档案馆中。
1.2 存储时间：我们承诺始终按照法律法规的规定以及主管部门的要求在合理必要期限内存储您个人信息。超出上述期限后，我们将删除您的个人信息或对您的个人信息进行匿名化处理。
1.3 您的个人信息如何在全球范围转移：原则上，我们在中华人民共和国领土范围内收集和产生的个人信息，将存储在中华人民共和国领土范围内。未经您的明确授权同意，我们不会将您的个人信息跨国转移。
2. 保护
为了保护您的信息安全，我们将努力采取各种符合法律法规及国家标准的安全措施来保护您的信息，以最大程度降低您的信息被毁损、盗用、泄露、非授权访问、使用、披露和更改的风险。我们将积极建立数据分类分级制度、数据内部管理制度和操作规程、数据安全开发规范、加密及去标识化、操作权限管理、应急预案等制度措施来管理规范个人信息的存储和使用，确保未收集与我们提供的服务无关的个人信息。
**您的账户均有安全保护功能，请妥善保管您的账户及密码信息。**我们将通过向其它服务器备份、对用户账号密码进行加密等安全措施，以最大程度降低您的信息丢失、被滥用或变造的风险。
**尽管有前述安全措施，但同时也请您注意在信息网络上不存在“完善的安全措施”。**为防止安全事故的发生，我们已按照法律法规的规定，制定了妥善的预警机制和应急预案。如确发生安全事件，我们将及时将相关情况选择以邮件、信函、电话、推送通知等方式告知您，难以逐一告知个人信息主体时，我们会采取合理、有效的方式发布公告。同时，我们还将按照监管部门要求，主动上报信息安全事件的处置情况，紧密配合政府机关的工作。
三、我们如何共享、转让、公开披露您的信息
1. 共享、转让
对于您的个人信息，我们不会与任何组织和个人进行共享、转让，除非存在以下一种或多种情形：
1.1 在获取您的明确同意后，我们会与其他方共享您的个人信息；
1.2 我们可能会根据法律法规规定，或按政府主管部门的强制性要求，对外共享您的个人信息；
1.3 为向您提供本服务之目的，我们可能会将您的个人信息提供给清华大学生命科学学院、基础医学院、药学院、生命科学联合中心（清华方面）内与本次活动相关的院系所及导师。我们将仅向该等接收方提供完成本服务所必要的个人信息，并约束其仅出于上述目的处理您的个人信息；
1.4 我们与第三方合作向您提供本服务时，我们可能共享为实现该服务所必要的您的个人信息。我们会要求第三方遵守不低于本政策的个人信息保护标准，严格保护您的个人信息。
2. 公开披露
我们不会公开披露您的个人信息，除非获得您的明确同意或基于法律法规的强制性要求。
3. 共享、转让、公开披露个人信息时事先征得授权同意的例外
以下情形中，共享、转让、公开披露您的个人信息无需事先征得您的授权同意：
3.1 与国家安全、国防安全直接相关的；
3.2 与公共安全、公共卫生、重大公共利益直接相关的；
3.3 与犯罪侦查、起诉、审判和判决执行等直接相关的；
3.4 出于维护您或其他个人的生命、财产等重大合法权益但又很难得到您本人同意的；
3.5 您自行向社会公众公开的个人信息；
3.6 从合法公开披露的信息中收集个人信息的，如合法的新闻报道、政府信息公开等渠道。
四、您如何管理您的个人信息
1. 访问、更正您的个人信息
您有权访问、更正您的个人信息，法律法规规定的例外情况除外。您可以通过登录本系统，在“个人信息”或相关功能模块中自行访问、更正您的个人信息。
2. 删除您的个人信息
在以下情形中，您可以向我们提出删除个人信息的请求：
2.1 如果我们处理个人信息的行为违反法律法规；
2.2 如果我们收集、使用您的个人信息，却未征得您的同意；
2.3 如果我们处理个人信息的行为违反了与您的约定；
2.4 如果您不再使用本系统，或您注销了账号；
2.5 如果我们不再为您提供本服务。
若我们决定响应您的删除请求，我们还将同时通知从我们获得您的个人信息的实体要求其进行相应删除，但法律法规另有规定或根据主管部门强制性要求不得删除的例外。
3. 您如何获取个人信息副本
您有权获取本系统中您的个人信息副本，您可通过本系统的相关导出功能进行操作，或通过本政策第七条提供的联系方式与我们联系。
4. 您如何注销您的账号
在以下情形中，您的账号将会注销：
4.1 您报名所在的活动年度结束后，本系统将统一注销您的账号，您将不能使用您的账号、密码登录本系统；
4.2 出于活动管理的安全性和身份识别的考虑，您可能无法直接通过本系统交互界面自行注销您的账号。如您确有必要在您报名所在的活动年度结束前注销您的账号，您可以通过本政策第七条中所提供的联系方式与我们取得联系，我们将尽快审核所涉问题，并在核验您的身份及相应证明材料后，在满足账号注销的条件下为您注销账号。
账号注销后，除法律明确规定或主管部门强制要求必须由我们保留的信息外（如您的报名数据），您的个人信息将会从清华大学服务器上移除或进行匿名化处理。
5. 响应您的请求
对于您合理的请求，我们原则上不收取费用，但对多次重复、超出合理限度的请求，我们将视情况收取一定的成本费用。对于无端重复、缺乏必要性、缺乏技术可行性或影响他人合法权益带来风险的请求，我们可能拒绝响应。
在以下情形中，我们将无法响应您的请求：
（1）与我们履行法律法规规定的义务或主管部门强制要求相关的；
（2）与国家安全、国防安全直接相关的；
（3）与公共安全、公共卫生、重大公共利益直接相关的；
（4）与刑事侦查、起诉、审判和执行判决等直接相关的；
（5）我们有充分证据表明您存在主观恶意或滥用权利的；
（6）出于维护您或其他个人的生命、财产等重大合法权益但又很难得到本人同意的；
（7）响应您的请求将导致您或其他个人、组织的合法权益受到严重损害的；
（8）涉及清华大学保密信息的。
五、我们如何处理未成年人的个人信息
以下条款请未成年人（特别是未满十四周岁的儿童）在监护人的陪同下仔细阅读，并由监护人在充分理解后作出是否接受或拒绝本政策的决定：
若用户是未满 18 周岁的未成年人（特别是未满十四周岁的儿童），应在监护人监护、指导并获得监护人同意情况下阅读本政策和使用本系统。
我们重视对未成年人个人信息的保护，未成年用户在填写个人信息时，请加强个人保护意识并谨慎对待，请在监护人指导时正确使用本系统。
若您是未成年人的监护人，当您对您所监护的未成年人使用本系统或其向我们提供的用户信息有任何疑问时，请您根据本政策第七条提供的联系方式及时与我们联系。我们将根据国家相关法律法规及本政策的规定保护未成年人用户信息的保密性及安全性。
六、我们如何更新隐私政策
我们保留适时更新或修订本政策的权利。这些更新与修订将构成本政策的一部分并具有等同于本政策的效力，未经您明确同意，我们不会削减您依据当前生效的本政策所应享受的权利。
如遇本政策更新，我们会通过弹窗提示、电子邮件、短信或系统公告方式等合理方式通知您，以便您能及时了解本政策所做的任何变更。在您继续使用本系统/服务前，请仔细阅读本政策的更新版本。若您再次点击“同意”或继续使用本系统/服务，即表示您已充分阅读、理解并同意接受更新后政策的约束。
七、如何联系我们
如您对个人信息保护问题有任何投诉、建议、疑问，或您对本政策有任何疑问，您可以通过以下方式联系我们，我们将尽快审核所涉问题，并在验证您的用户身份后的三十日内予以答复：
电话：010-62797636
地址：北京市海淀区清华大学医学科学楼
收件人：清华大学生命科学、基础医学与药学大学生学术交流周组委会
八、其他
本政策的解释权归清华大学生命科学学院、基础医学院、药学院、生命科学联合中心（清华方面）所有。
本政策的订立、执行、解释及争议的解决均适用中华人民共和国法律。如发生本政策条款与适用之法律相抵触时，则这些条款将完全按法律规定重新解释，而其他有效条款继续有效。
如双方就本政策内容或其执行发生任何争议，双方应尽力友好协商解决；协商不成时，任何一方均可向清华大学所在地有管辖权的人民法院提起诉讼。